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公司合同管理制度
公司合同管理制度
根据《中华人民共和国合同法》，为加强本公司与其他机构的商业关系，改善经营管理，完善合同管理，特制定本制度。
一、管理原则：
本制度由公司总经办实施管理。合同必须遵守国家法律、政策，必须坚持平等互利、协商一致、等价有偿的原则。合同的签订、履行、变更、续约、解除与终止，以及合同的纠纷、调解仲裁和起诉等，统一由总经办负责监督落实。
二、签订合同的权限和范围：
对外签订合同（包括意向书、协议书），必须由公司总经理审核签订或由总经理指定的授权人在授权范围内代表公司签约。
三、不准签订的经济合同：
订立合同的双方当事人必须具备合法的资格，即具有签订合同的权利能力和行为能力，必须具备法定性、合法性、真实性和完整性等，违反上述基本原则的合同均不准签订。其细则如下：
1、违反国家法律、政策的合同；
2、采取欺诈、胁迫等手段订立的合同；
3、违反国家、公司和社会公共利益的合同；
4、代理人超越代理权限订立的合同；
5、与未取得营业执照的商业机构订立的合同；
6、与无履约能力及无承担经济责任能力的人或机构订立的合同；
7、条款明显有欠公允的合同。
凡签订没有法律和经济保证的合同或假合同、利用合同进行违法活动等行为，一经发现与查证，送交司法机关处理。
四、签订合同应具备的条款内容及注意事项：
1、 条款内容：
a、合同签订的日期、地点；
b、合同当事人的名称、详细地址、电话，签字人的姓名和联系电话；
c、合同的种类、编号和合同标的的种类、范围；
d、合同标的的规格、标准、质量、数量和技术条件；
e、合同履行的期限、地点和方式；
f、价格条件、金额总数、付款方式和其他附带费用；
g、合同违约的赔偿和其他责任；
h、合同必须加盖法人单位的公章以及法定代表人的私章（或签名）；
i、重大经济合同，必须有对方主管部门及银行担保。
2、注意事项：
a、合同用语、用词、用字和标点符号均要规范、精确和谨慎，对于可能与己方不利的部分更要慎重，避免被动。关于涉及金额、时间、数量等部分，用词不能含糊不清，避免引起歧义。数学量词要用法定词汇和法定计量单位，避免不必要的争论和误解；
b、合同签订前，双方互验授权委托书、营业执照副本和签字人身份证复印件，待合同签订后，上述文件与合同一起装订存档。
五、合同的管理：
1、总经办要建立合同档案，根据合同的时间、类别分类编号妥善保管，并复制一份交财务部门同步使用。财务部门在收、付款的同时，要有时间、金额和标的的记录，随时监督合同的履行情况并相应情况同步报总经办备案。合同终止后（含解除），两个部门各自归档备案；
2、总经办、财务部、业务部须指定人员负责合同的管理工作，凡是签订生效的合同必须建立档案资料，其中包括：
a、 合同的协商记录（包括协商地点、时间、目的及双方参与人员姓名和联系电话）；
b、往来传真、电话记录和相关文件资料记录；
c、 有关合同变更和解除的重要资料和证据；
d、合同的附件和图纸；
e、 合同履行的记录和执行情况的记录。
3、合同履行完毕时，各相关部门要及时检查有关遗漏问题，组织相关资料归档备查；
4、各部门合同管理人员，如发现合同没有按照规定履行或其他问题时，要及时向部门主管反映情况，如发现重大问题时，有权向公司总经理越权反映情况，以避免重大经济损失。
六、其他：
1、合同的变更和解除要经过合同双方当事人的协商同意；
2、如有公司涉外合同，应由公司总经理亲自办理。
注：本制度自公布之日起执行，本制度解释权归总经办所有。
20**/01/01
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